Onboarding

Hallo! Du hast dich dazu entschieden, beim Waldstock Festival zu helfen. Dafür schonmal vielen Dank!

Das Helfersystem ¹⁾ erlaubt dir, selbst zu sehen, wo noch Hilfe benötigt wird, und wann deine nächste Schicht beginnt.

Damit das System weiß, wer du bist, benötigst du einen Account. Den kannst du ganz einfach anlegen, indem du auf https://helfen.waldstock.de/ gehst und dort auf „Registrieren“ drückst.

Falls du stolzer Besitzer eine Waldstockaccounts bist (also Zugriff auf Cloud, Mail etc. hast) nutze bitten den Button „Login mit Waldstock Auth“. So bekommst du die Daten die bereits hinterlegt sind vorausgefüllt und wirst je nach Ressort direkt den richtigen Engeltypen zugewiesen.

Folgenden Daten kannst²⁾ du uns eingeben. Die meisten sind selbsterklären, fett hervorgehobene solltest du vielleicht wirklich lesen:

• Pronomen: Mit welchen Pronomen willst du angesprochen werden? Achtung: Nur unsere Infodesk-Helfer können das einsehen, erwarte also nicht, dass alle am Platz dich so ansprechen, wie du es hier eingegeben hast.
• Nick: Dein Benutzername, und auch der Name, unter dem du den Schichtleitern angezeigt wirst. „Zerstörer96“ ist hier weniger geeignet, am besten ist ein Spitzname, unter dem du bekannt bist, oder eine Kombination vor Vor- und Nachnamen bzw. Initialien.
• Passwort: Gut merken!³⁾
• E-Mail: Hierhin werden aktivierte Benachrichtigungen geschickt - und dein Passwort-Rücksetz-Link, falls du es dir doch nicht gut gemerkt hast!
• E-Mail-Einstellungen: Wenn du von uns Benachrichtigt werden willst, falls Dinge passieren (etwa vom Infodesk vorgenommene Änderungen an einer deiner Schichten) solltest du die Boxen aktivieren.
• Name/Vorname: Macht's uns leichter, dich kennenzulernen (und zu finden, falls dich Leute nicht mit deinem Spitznamen kennen.
• Voucher-Checkbox: Kann ignoriert werden.
• Gepl. Ankunftstag: Wann bist du zum ersten mal am Platz? Das hilft uns dabei,den Aufbau grob zu planen.
• T-Shirt-Größe: Das ist dämlich, aber: Wir können das Feld nicht umbenennen. Eigentlich wollen wir hier von dir wissen, ob du zum Helferfest am Sonntagabend kommst, und welche Ernährungspräferenzen du hast⁴⁾
• Handy: Du kannst hier auch einfach ein „-“ eingeben, allerdings können wir dich dann nicht erreichen, falls irgendwas dringendes mit deinen Schichten ist, oder nur du uns noch das Festival retten kannst.

Ok, hier wird's wichtig: Das hier sind die sog. „Engelstypen“, und die sind eine Möglichkeit für uns, zu steuern, wer wo arbeiten kann (manche Jobs brauchen etwas mehr Vorwissen als andere). Wenn du zu einem Team gehörst, solltest du von den Verantwortlichen bereits die Info bekommen haben, was du hier auswählen solltest. Falls hier deiner Meinung nach etwas fehlt, schreibe nach deiner Registrierung eine kurze Nachricht mit deinem Benutzernamen an die entsprechenden Verantwortlichen, damit du aufgenommen werden kannst.

Für Alles, das mit einem kleinen „Doktorhut“ gekennzeichnet ist, muss dich ein Verantwortlicher noch freischalten - einfach auf gut Glück einmal alles anklicken ist also nicht zielführend.

Bitte vervollständige und kontrolliere zunächst dein Profil. Wenn du dich bereits für ein Team anmeldest, das nicht gelistet ist, schreibe deinen Verantwortlichen kurz. Dann kannst du, zumindest im Vorfeld des Festivals, erstmal nicht mehr tun als zu warten, bis deine Beitrittsanfragen bestätigt wurden.

Zeit, die du gut nutzen kannst, um dich einmal kurz an das Interface zu gewöhnen!

Die Schichtübersicht (oben im Menü unter „Schichten“) besteht aus zwei Teilen:

• die Filter oben
• die Timetable unten

Wir haben erfahrungsgemäß einiges an Schichten und Helfern. Da ohne weiteres den Überblick zu behalten ist quasi unmöglich, deshalb bietet das System eine sehr große Auswahl an Filtern:

1. lässt dich den Zeitraum, der angezeigt werden soll, einschränken. Wenn du „demnächst“ was tun möchtest, ist der „nächste 4h“-Knopf dein bester Freund.
2. schränken die angezeigten Schichten auf bestimmte Orte ein - am besten lässt du das hier einfach auf „Alle“
3. Welche Engelstypen/Schichten sollen angezeigt werden? Nachdem du nur Schichten belegen kannst, für die du zugelassen bist, wähle hier am besten „Eigene“.
4. Die Belegung ist für dich eigentlich uninteressant, wähle hier einfach „Alle“
5. Hiermit kannst du die Filter für Ort, Engelstyp und Belegung ausblenden
6. und hiermit wendest du die Filter an. Etwas un-intuitiv, aber auch die drei versteckbaren Filter werden erst wirksam, wenn du einmal hier drückst!

Im Vergleich dazu ist die Timetable fast schon selbsterklärend:

Sie zeigt in Form eines Stundenplans _welche_ Schicht _wann_ und _wo_ stattfindet, welche _Helfer_ benötigt werden, und wer schon eingetragen ist, bzw. ob noch Helfer fehlen.

Okay, okay, etwas genauer. Jede Spalte der Tabelle ist ein Ort (ein und derselbe Ort können aber mehrere Schichten parallel haben, dann heißen mehrere Spalten gleich). Jede Schicht ist ein Block und besteht aus drei Teilen: Einer Kopfzeile, einem Infoblock und der Helferverwaltung.

1. Die Kopfzeile zeigt die genaue Zeit der Schicht und um welche Art Schicht es sich handelt (wir benutzen es für eine grobe Klassifizierung, etwa „Ausschank“ für alles, was lose mit Getränken zu tun hat, oder „Verkauf“ für den Merch-Stand⁵⁾).
2. Der Infoblock zeigt euch eine genauere Beschreibung (mit dem Info-Symbol), meist ist das eine konkrete Beschreibung, welchen Posten oder welche Aufgabe diese spezielle Schicht hat. Außerdem seht ihr den Ort, an dem ihr eure Schicht beginnen solltet - plant auf jeden Fall genug Zeit ein, um rechtzeitig dorthin zu kommen⁶⁾.
3. In der Helferverwaltung seht ihr, wie viele von welchen Teammitgliedern gesucht werden, bzw. wer sich bereits alles für diese Schicht eingetragen hat.

Übrigens: Auch die Farbe, in der eine Schicht angezeigt wird, hat eine Bedeutung!

• Blau: Du bist selbst in dieser Schicht eingetragen
• Rot: Die Schicht benötigt noch Helfer, und du kamst dich in eine der fehlenden Positionen eintragen
• Gelb: Die Schicht benötigt zwar noch Helfer, aber du kannst nichts tun, weil
  • du nicht den passenden Engeltypen habt, oder
  • du parallel bereits in einer überlappenden Schicht eingetragen bist.
• Grün: Die Schicht ist voll, alles gut
• Grau: Entweder die Schicht ist vorbei, oder du kannst dich nicht eintragen, weil du noch nicht beim Infodesk warst.

Die Übersicht deiner anstehenden Schichten erreichst du über das Menü, das sich hinter deinem Benutzernamen verbirgt.

Das Festival steht kurz bevor? Das hier solltest du beachten!

Ab voraussichtlich Donnerstagabend ist der Infopunkt besetzt. Bevor deine erste Schicht startet solltest du dort vorbeigehen, dir dein Namensschild abholen und dich als „angekommen“ registrieren.

Ab Donnerstag wird es auch nicht mehr möglich sein, sich selbst in Schichten einzutragen, wenn man nicht „angekommen“ ist – der Infodesk und die Teamleiter können dich jedoch weiterhin hinzufügen⁷⁾.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt solltest du in deinem Profil auch deine „T-Shirt-Größe“ (aka. „Kommst du zum Helferessen?“) eingetragen haben. Die kann danach zwar noch geändert werden, allerdings nicht mehr von dir selbst.

• Wenn du eine Schicht zum ersten mal machst, sei bitte ca. 15 Minuten vor Beginn am angegebenen Ort, um dir eine kurze Einweisung geben zu lassen.
• Ansonsten erscheine bitte mindestens 5 Minuten vor Schichtbeginn, um eine reibungslose und pünktliche Übergabe zu ermöglichen⁸⁾.
• Manche Wege am Platz sind weiter als andere (Parkplatz *Hust*) - Plane das ein!
• Sollte das, aus welchen Gründen auch immer, mal nicht möglich sein, kümmere dich bitte darum, dass dein Verantwortlicher rechtzeitig davon erfährt!
• Checke bitte ab und zu, ob sich an deinen Schichten etwas verändert hat – Insbesondere dann, wenn du keinen Zugang zu deinen E-Mails hast, oder du dem Mail-Versandt nicht zugestimmt hast.
• Bei jeglicher Art von Problemen während des Festivals, melde dich bitte beim Infodesk!